Yanina Roco – Sistemas Administrativos – A distancia (Wasiak)
Unidad 7: Subsistema de Producción
Se encarga del desarrollo e implementación de métodos y planes para la fabricación de productos, y del conjunto de trabajos necesarios para concretar la elaboración de un bien nuevo a partir de los insumos. El subsistema de Producción abarca desde el planeamiento hasta la obtención del producto terminado y su entrega a Almacenes y su contabilización.
Analizar este subsistema implica hablar de un conjunto de diversas actividades.
Para MINTZBERG, las de fabricación son funciones operativas porque transforman el insumo en producto, mientras que el mantenimiento y el inventario de materias primas proveen apoyo directo a la función de producción. Según el autor, los capataces conforman la línea media, mientras que los analistas de los métodos de trabajo (ingenieros industriales) y los analistas de planeamiento y control (programadores de la producción) integran la tecnoestructura.
DRUCKER, clasifica la manufactura como típica entre las actividades productoras de resultados y PETERS señala que la fabricación debe convertirse en la principal arma de marketing de la empresa.
Modalidades
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Producción continua: el producto terminado es el resultado de una sucesión de operaciones sobre un material original. El producto final es un solo material, y no de un conjunto de partes. Es un proceso automatizado, produciendo productos estandarizados, el personal es poco calificado. La industria continua en general produce para inventario grandes volúmenes de artículos altamente estandarizados. Ejemplos: molinos harineros, refinerías de petróleo, fábricas de papel, industria cervecera.
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Producción por montaje: el producto terminado está constituido por una cantidad de partes que se ensamblan para lograr el artículo. Es la industria del armado. Cada una de las partes tiene un proceso productivo particular, que puede afectar a distintos departamentos. El producto se ensambla en las distintas etapas que convergen en la línea de montaje final. Ejemplos: industria de electrodomésticos, automóviles, motores, etc.
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Producción intermitente o por órdenes: la producción se lleva a cabo cuando existe un pedido específico del cliente. Son actividades de corta duración. La mano de obra es altamente calificada. Ejemplos: fabricación de herramientas y matrices, la imprenta, servicios de salud, catering, etc.
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Producción por proyectos: un proyecto consiste en un conjunto de actividades que tiene una identidad propia, confecciona una red compleja de tareas vinculadas entre sí a través de múltiples interrelaciones y suele prolongarse en el tiempo. Ejemplo: obras de arte, una película, un concierto.
Normas específicas de control interno Tomado en parcial.
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Existencia de inventario permanente o registros contables apropiados. Debe realizarse un registro permanente de los bienes de cambio.
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Realización de recuentos físicos periódicos. Para que los inventarios físicos sean eficaces es conveniente que sean sorpresivos y realizado por personas ajenas a quienes registran los movimientos pertenecientes al stock. Es importante tener en cuenta el costo de la tarea de inventario, así como aquellos que se originan por permanecer inmóvil operativamente durante el inventario.
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Ajustes de inventario. Deben ser analizados por un funcionario responsable ajeno a la custodia de bienes.
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Custodia de existencias. El control y la custodia de los bienes recae sobre una sola persona a la cual se le da todas las facilidades de control. El local destinado al depósito debe tener las condiciones necesarias para la protección adecuada de los bienes.
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Documentación de todo movimiento de existencias. Todo movimiento de los bienes en Almacenes debe estar amparado por un comprobante. En el caso de las entradas, Almacenes recibe de Recepción el duplicado del informe de recepción si se trata de materias primas o materiales o el duplicado de parte del parte de producción para el caso de productos elaborados. Las salidas en cambio deben estar amparadas por un vale de salida de almacenes o parte de pedido de materiales, ele que deberá estar firmado por un responsable.
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Fijación de stocks mínimos y lote óptimo.
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Contratación de seguros eficientes. Para los bienes de cambio en proceso y terminados.
Información gerencial
Los datos referidos a las operaciones de producción que se encuentran disponibles en registros y archivos constituyen la base de información que se para el uso de la gerencia. Ejemplos: producción en unidades por tipo de producto, informe de calidad, horas de mantenimiento vs horas programadas, costos reales vs costos estándares, rotación de inventarios, consumos reales de insumos vs consumos presupuestados.
Descripción del subsistema (típico)
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Planeamiento y programación de la producción: la actividad de planeamiento se realiza con el objetivo de optimizar la mezcla producto-merado. La programación, en cambio, se centra en la asignación de recursos y la sincronización de las operaciones. El departamento de Planeamiento y Control de la Producción emite la Orden de producción (OP). Generalmente: Original, para Fabricación; duplicado, para Planeamiento y Control de la Producción; triplicado, para Costos.
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Fabricación: los distintos sectores productivos, luego de analizar las necesidades de materias primas, solicitan los materiales necesarios a través del Pedido de Materiales (PM). Suele emitirse: original, para costos; duplicado, para Almacenes; triplicado, para Contabilidad Almacenes y cuadruplicado, para el sector que realiza el pedido.
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Seguimiento: es el control cuantitativo de la producción, es decir, el control del avance de las actividades productivas. Se emite el Parte diario de producción donde constan las características y las cantidades de los productos terminados. Original, para Costos; duplicado, para Almacenes; triplicado, para Contabilidad y, cuadruplicado, para Fábrica.
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Control de calidad: es el control cualitativo de la producción, es decir, el control del cumplimiento de las especificaciones de calidad de diseño del producto elaborado.
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Entrega de productos terminados a Almacenes: finalizado el control de calidad, la mercadería se remite a Almacenes junto con el duplicado del parte de producción donde se actualiza el stock y se lo archiva en forma definitiva. El triplicado, con el conforme de Almacenes, se remite a Contaduría para que valorice la producción y lo registre contablemente.
Unidad 8
Subsistema de Ventas
Comprende una serie de operaciones mediante las cuales llega a sus compradores, consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus productos y servicios.
Abarca desde la solicitud del cliente y recepción del pedido, hasta la entrega del bien o la prestación del servicio y la registración en los libros de la empresa, pasando previamente por el control de pedidos y del crédito, así como la facturación.
DRUCKER, considera las ventas y todo el trabajo necesario para ejecutar una labor comercial sistemática y organizada como actividades que aportan directamente ingresos, entre las actividades que producen resultados.
MINTZBERG considera las ventas en el núcleo operativo viéndolo como el centro de toda la organización, la parte que produce los ingresos para mantenerla “viva”.
Modalidades
Según las características del cliente: se distingue entre ventas locales e importaciones. Las exportaciones están sujetas a las reglamentaciones específicas. También se diferencia la venta mayorista y minorista.
Según la recepción del pedido:
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Ventas en salón: el cliente es atendido en un local de venta, donde se exponen los productos o muestras de ellos.
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Ventas por corredores: los vendedores de la empresa visitan al cliente ofrecen el producto o servicio y de concretarse la venta toman el pedido.
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Ventas por teléfono o correo: el comprador se dirige directamente al vendedor para solicitarle precios y condiciones y luego concretar la operación.
Según las condiciones de pagos convenidas: Ventas al contado y a crédito.
Otras modalidades: hay entrega directa del producto de la organización al cliente o con intermediarios. Puede existir o no, pedido de cotización.
Normas específicas de control interno Tomado en parcial
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Separación de funciones: la persona que vende no puede tener acceso a los stocks y cuentas de los clientes. La venta debe separarse de la concesión del crédito. Ventas tiene que estar separada de facturación, para poder controlar los precios que Ventas coloca en la nota de pedido y aplicar los precios oficiales al confeccionar la factura.
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Aprobación de la venta: deben fijarse políticas referentes a condiciones de venta, otorgamiento de créditos, determinación de precios. La aprobación tiene que estar a cargo de un funcionario responsable de créditos, que conocerá el saldo de la cuenta del cliente.
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Bonificaciones: tienen que estar autorizadas por un funcionario responsable que tenga las atribuciones necesarias según su nivel jerárquico.
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Movimiento de bienes: la circulación de mercaderías tendrá que estar respaldada por comprobante firmado por el responsable del sector que recibe. Debe haber una cobertura por el riesgo de traslado de la mercadería fuera de la empresa.
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Documentación: prenumeradas, archivadas en orden numérico y se designará un responsable para el control de la correlatividad de la documentación, según norma de la resolución de la DGI (AFIP).
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Control de la facturación: un sector ajeno a Almacenes y Facturación debe efectuar el control y comprobaciones de precios. Contaduría sería el sector más apropiado.
Información gerencial
Los datos referidos a las operaciones de ventas se encuentran en los registros y archivos (subdiarios de venta, de cuentas a cobrar) y son la base de la información que se prepara para uso de la gerencia. Esta es la que establece los periodos que abarcará la información y lo referido a la forma de presentarla. Ejemplos de informes: monto de ventas real versus el presupuestado, monto de ventas comparativo de los últimos 12 meses, los cinco principales clientes por monto facturado, totales de venta del mes por tipo de producto, lista de los clientes con saldos vencidos en cuenta corriente, tiempo promedio de demora entre el pedido y la entrega, etc.
Descripción del subsistema (orden por módulos)
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Recepción del pedido: es cuando existe un requerimiento de los productos o servicios comercializados por la organización. Es captado por el vendedor mediante una Nota de Pedido (NP), que luego será valorizado en Administración de Ventas (si no lo hizo el vendedor). La NP es un comprobante que emite el vendedor al recibir los pedidos verbales de calidad, cantidad, precio de venta y condiciones de pago por parte del cliente. Generalmente: original, para el cliente; duplicado y triplicado, quedan en la empresa; y el cuadruplicado puede quedárselo el vendedor para su control.
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Aprobación del crédito: tiene lugar cuando el departamento Créditos recibe la NP, con el objeto de determinar el otorgamiento o no del crédito al cliente. Para las decisiones previas deben considerarse distintos factores: informes bancarios, último balance, etc. Para determinar el crédito disponible, hay que comparar el límite de crédito asignado contra saldos impagos a la fecha, más pedidos pendientes de facturación – cobranzas recibidas pendientes de registración.
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Preparación del crédito: en el departamento Almacenes reciben la NP del módulo anterior, con el objeto de controlar si hay existencia para prepara las mercaderías y los remitos se enviarán a Expedición. El REMITO ® es el comprobante que emite la parte vendedora para entregar lo vendido en el domicilio indicado por el comprador. Se lo utiliza para detallar y acompañar las mercaderías y para comprobar su entrega. La parte vendedora puede controlar las salidas de mercaderías de almacén, el encargado de transporte puede organizar y controlar las entrega y una vez conformado, es la prueba de haber entregado lo vendido y del derecho de cobrarlo, mediante la emisión de la factura. El comprador puede controlar lo recibido con la nota de pedido o con su orden de compra y con la factura que luego recibirá. Usualmente: original y duplicado para la persona encargada del transporte, que al entregar la mercadería entrega el original del remito, haciendo firmar el duplicado para devolverlo a Expedición.
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Despacho: tiene lugar cuando el departamento de Expedición recibe las mercaderías pendientes de entrega junto con el remito correspondiente y procede a efectuar las entregas de las mercaderías a los clientes. Se usa un formulario denominado “Hoja de Ruta” (HR).
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Facturación: Contaduría procede a confeccionar las facturas a partir de la copia del remito. La FACTURA (FC) es el comprobante de la venta que emite la parte vendedora cuando entrega las mercaderías o luego de su envío con el remito. Sirve como detalle de lo vendido, para notificar o comunicar la deuda y el plazo en que debe pagarse, según lo antes pactado. En las ventas al contado, se puede entregar un simple ticket de la caja registradora. La factura sirve para registrar contablemente la venta y en caso de ser a crédito, para actualizar la dicha de cuenta corriente del cliente.
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Registración: la tarea de registración está a cargo de Contaduría. Comprende dos procesos: uno diario de pase de las operaciones al subsidiario de ventas y de actualización de la CC del cliente, y otro mensual consiste en el asiento resumen de ventas.
Unidad 9
S En el subsistema de Cobranzas se integran todas las acciones necesarias para la recepción efectiva de los derechos adquiridos por la empresa. Estos derechos tienen su origen en las ventas efectuadas y están representados por una cuenta o documento a cobrar. Comprende desde el momento en el que se detecta que un crédito está en condiciones de ser cobrado (a partir del vencimiento de la factura) y hasta que los valores percibidos ingresan en la empresa. El sector Cobranzas es quien detecta que un crédito se encuentra en condiciones de ser cobrado a partir del vencimiento de la factura. El sector Tesorería es quien custodia y maneja los recursos financieros de la organización, es quien recibe los valores percibidos producto de la gestión de cobro y en su responsabilidad la custodia de los mismos y su depósito en una cuenta bancaria. La gestión de COBRANZAS, es la clasificación de las actividades que realiza DRUCKER, una actividad productora de ingresos que transforma un activo exigible (crédito) en un activo líquido (caja y bancos).
Modalidades
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Cobranza en caja: el cliente se traslada para realizar el pago de su deuda (comercios minoristas, efectivo o cheque).
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Cobranza por cobradores: un empleado de la empresa efectúa el cobro directamente en el domicilio del cliente. (Cobertura del dinero en tránsito).
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Cobranza por repartidores o prestadores de servicio: puede ser el mismo repartidor o prestador de servicio quien efectúa la cobranza en el momento de entregar las mercaderías o prestar el servicio.
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Cobranza por correspondencia: el cliente envía por correo un cheque, y luego le es enviado el recibo.
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Cobranza a través de un banco: en la cuanta bancaria de la empresa se recauda el importe adeudado. El deudor deposita y le queda una copia como constancia de haber efectuado el pago.
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Descuento de documentos: permite a la empresa transferir el crédito a un tercero (banco) y, de esta manera, disponer anticipadamente de dinero a cobrar.
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Cobro de exportaciones: en el caso de exportaciones también participa una entidad bancaria donde el comprador efectúa la apertura de un crédito documentario a favor del vendedor y que oportunamente será cancelado a través del banco.
Normas de control interno
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Normas generales para el movimiento de fondos: Igual que las del subsistema de Pagos.
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Normas específicas del subsistema de cobranzas.
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Control de los recibos. El recibo es la constancia otorgada por los valores percibidos. Prenumerados, usados en forma correlativa, debe existir un control de los talonarios recibidos.
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Rendición diaria de la cobranza. Cuando las cobranzas son realizadas mediante una gestión externa, esta norma tiene por objeto evitar que los valores recaudados sean usados para fines ajenos a los de la empresa y para permitir la rápida disponibilidad de los fondos.
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Apertura de la correspondencia. La correspondencia debe ser abierta por un funcionario responsable o su secretaria.
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Control sobre los valores recibidos. Para evitar que alguien pueda apoderarse de un cheque es importante que al momento de su recepción se le coloque al dorso una leyenda que restrinja su utilización. Las trasferencias de dinero o valores deben respaldarse mediante un comprobante que permita deslindar responsabilidades con respecto a su custodia y debe realizarse entre la menor cantidad de sectores posibles. Resulta imprescindible depositar diariamente los valores recibidos.
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Concesión de descuentos por pronto pago: debe estar autorizado por un funcionario responsable que pueda hacer uso de esta atribución. En caso de que la cobranza sea realizada fuera de la empresa, se puede autorizar al cobrador a aplicar y calcular los descuentes correspondientes.
Información gerencial
Los registros de cobranzas y los archivos respectivos constituyen la base de información de Cobranzas que se eleva al nivel general. Ejemplos de informes: resumen total de cobranzas realizadas, listado de los principales deudores con sus saldos, comparación cobranzas reales vs presupuestadas, listado de cuentas a cobrar vencidas, totales de descuentos concedidos, cuadro de evolución de cobranzas, etc.
Descripción del subsistema
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Organización de la cobranza: tiene lugar cuando el departamento de Cobranzas realiza diariamente, el control de vencimiento de las facturas pendientes de cobro y de los documentos a cobrar, o recibe un detalle de los vencimientos del día siguiente. El listado de Cobranzas (LC) es el formulario en el cual el departamento de Cobranzas detalla a los cobradores las cobranzas que deben gestionar. Su emisión es diaria e incluye: datos del cliente, número de la factura, importe, descuentos concedidos, importe neto a cobrar, más datos a cumplimentar por el cobrador: descripción de los valores recibidos, número de recibo y observaciones. Suele emitirse: original, para el cobrador; y duplicado, para el departamento de Cobranzas.
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Cobro: tiene lugar cuando el cobrador visita a los clientes para gestionar el cobro de las facturas y/o documentos. Si se trata de la cobranza de un documento, no es necesaria la emisión del recibo porque el propio documento es entregado al cliente como constancia de su pago, pero también es usual para mayor control, entregar el recibo y luego de acreditados los valores, emitir el documento. El RECIBO (Rbo.) es el comprobante mediante el cual se deja constancia de la cobranza realizada. El recibo provisorio es el que utiliza el cobrador y después el depto. De Cobranzas emite el recibo definitivo. El número de copias se emite de acuerdo con las características de cada empresa, generalmente: original, para el cliente; duplicado, para Tesorería; triplicado, para Cobranzas; y cuadruplicado, queda adherido en el talonario del cobrador a entregar a Cobranzas.
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Rendición de la cobranza: luego del cobro, el cobrador asentará en el listado de cobranzas los documentos recibidos, las retenciones impositivas y los recibos según la forma de pago (efectivo o efectivo parcial) y si no pagó, debe especificar los motivos. Comprende los siguientes pasos: ver páginas 166 y 167.
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Registración y Control: sobre la base del triplicado del recibo, Contaduría acredita el importe de la cuenta corriente del cliente. Finalmente, este sector controlará que el saldo de su cuenta cobranzas sea cero y efectivizará el seguimiento de los depósitos contra la cuenta valores a depositar.