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3 jul 2007

UNIDAD 4: Herramientas Usuales

Las herramientas son útiles para programar el proyecto y controlar su ejecución, recolectar información acerca del sistema vigente, detectar errores o fallas en el sistema en uso, formular la propuesta de un nuevo sistema, servir de apoyo a la implementación y a la capacitación del usuario. Pueden aplicarse a más de una etapa del programa de análisis de sistemas administrativos. Por ejemplo, en la metodología tradicional:

  • Los DIAGRAMAS DE PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES se pueden usar en la elaboración del plan, pero también para una programación específica en el momento de la implementación.

  • Los DIAGRAMAS DE INTERDEPENDENCIA SECTORIAL o CURSOGRAMAS pueden servir tanto para integrar la información importante en el paso inicial de la etapa de análisis, como para el diseño detallado del nuevo sistema.

  • Los MANUALES son un elemento imprescindible para capacitar al usuario durante la implementación.

  • Por eso, la clasificación siguiente es por el tipo de instrumento y por su aplicación.

Cuestionarios

Es un formulario integrado por preguntas relacionadas con el sistema o subsistema que se investiga cuando se necesita relevar información acerca de la tarea específica de empleados o supervisores dentro de un procedimiento. Las preguntas deben ser claras y concretas, incluyendo un breve instructivo de cómo debe ser completado.

  1. VENTAJAS: no se necesita la presencia del analista o a lo sumo debe ser mínima; se puede recopilar mucha información en poco tiempo.

  2. LIMITACIONES: puede existir resistencia para contestar cuestionarios largos y tediosos, que impliquen pérdida de tiempo de trabajo, resulta difícil obtener en forma exacta la información deseada; los encuestados pueden tardar en responder, comprometiendo el proyecto.

  3. REQUISITOS: cuidadosa elaboración, preguntas claras y concretas, extensión no excesiva, diseño apropiado e instructivo de cómo debe ser completado. Debería contener: encabezamiento (datos del encuestado y puesto), cuerpo central (especifica preguntas o aspectos como información recibida, trámite o procesos, información emitida, archivos y registros) y un sector de observaciones donde puede el encuestado dejar comentarios.

Diagramas

Permite mediante gráficos y símbolos la programación de actividades y “modelización” de sistemas administrativos.

VENTAJAS: Proporciona una visión rápida y global del sistema o de los eventos presentados. Sistematiza la información que se exhibirá. Permite una fácil comparación entre dos o más sistemas.

LIMITACIONES: El riesgo es que la información sea incompleta al simplificar. La dificultad de representar gráficamente las múltiples situaciones y relaciones.

Diagrama de programación (P): permiten representar actividades y requerimientos de tiempo e incluyen el gráfico de Gantt y las técnicas de redes. Hoy son fácilmente realizables y actualizables mediante software.

Diagramas de representación (R): existen múltiples software que permiten la graficación y en particular de los cursogramas como el Vicio o Flow.


Gantt (P)

Su objetivo es programar en el tiempo las distintas actividades o tareas necesarias para la concreción de un proyecto o etapa del mismo y simultáneamente, permitir controlar los plazos de ejecución.

Toma como base las coordenadas cartesianas con el tiempo en eje x y las tareas en el eje y, y en el interior se trazan líneas horizontales que indican cuánto dura cada tarea. Si las líneas se inician en el momento 0, solo muestran comparativamente la duración de las actividades. Pero será más útil si se trazan a partir del momento en que se inician ya que aporta más información y la duración total del proyecto. Y si se usa un trazo para representar las tareas planeadas y otro para los tiempos reales de ejecución el gráfico permite ver mejor si hay desvíos y cómo afectan el proyecto.

Diagrama de redes (P)

Las técnicas de redes como CPM y PERT se originan en las relaciones de procedencia entre tareas o actividades y dan información importante para mejorar el uso de los recursos, más que nada cuando las relaciones son complejas.

Un diagrama de red es un modelo gráfico que usa pequeños círculos o nodos para representar momentos en el tiempo donde terminan unas actividades y empiezan otras y flechas que relacionan los nodos y muestras las actividades.

Para aplicar el método CPM o “camino crítico” además de definir las actividades del proyecto y construir la red mostrando la relación entre ellas se necesita hacer una estimación de los tiempos de cada tarea, sumarlos y determinar como camino crítico el de mayor duración y por último optimizar por medio de la asignación de recursos el tiempo total del proyecto.

Diagrama de bloque (R)

Se puede tener una visión sintética del sistema administrativo y cómo funciona, describiendo sus partes básicas: soportes de información de entrada/salida, archivos en uso y principales procesos que relacionan las tres partes.

Se usan para representar a partir de la información relevante, los sistemas vigentes cuyo análisis es necesario realizar pero su uso típico es como herramienta de diseño global.

En función de las “salidas de información”, establece las entradas o datos que una vez registrados deberán mantenerse por un periodo determinado. El analista define cuáles son los archivos necesarios y después especifica los procesos que transformarán las entradas en salidas.

Todo se agrupa en 4 rectángulos unidos por flechas que indican el flujo del proceso.

Diagrama de interdependencia sectorial (R)

Es muy útil cuando se necesita una visión global del sistema, sin entrar en particularidades. Se diferencia del diagrama de bloque en que muestra los distintos sectores que intervienen en el proceso.

Se necesita: un cuadro con columnas, cada una con el nombre de un sector de los que intervienen (encabezado); rectángulos representativos de las operaciones que se desarrollan en cada sector. Cuando las operaciones sean heterogéneas se las puede diferenciar usando más de un rectángulo dentro de cada columna, y cada uno puede incluir la descripción de la operación o del soporte usado; líneas de interconexión entre los rectángulos, que representan el traslado de información y muestran la secuencia de las operaciones.

Cursograma

(diagrama de procedimiento, circuito o flujograma) (R)




Es una técnica analítica que permite describir sistemas administrativos en forma clara y lógica, facilitando una impresión visual del movimiento o flujo de la información. Es usado por los analistas como lenguaje universal tanto para sistemas vigentes como para el diseño de los que se proponen.

Se dibujan usando convenciones preestablecidas, como la normalización del IRAM, que aunque no tengan carácter obligatorio, son aconsejables. (Apéndice). Los elementos son: un cuadro con columnas parecido al diagrama de interdependencia pectoral (norma 34503), un conjunto de símbolos para la representación gráfica (34501) y lineamientos que deben seguirse en el diseño (34502)

Manuales

  • Es todo cuerpo sistemático que indique las actividades que deben ser cumplidas por los miembros de una empresa o institución, así como la forma en que las mismas deberán ser realizadas, en forma conjunta o separada.

  • El manual de procedimientos constituye la expresión analítica de las rutinas administrativas a través de las cuales se canalizan las distintas operaciones (formalización de la corriente de trabajo). Sirven de base para la capacitación y puesta en marcha durante la etapa de implementación. Tienen la ventaja de proporcionar información permanente sobre las prácticas administrativas. Ayuda a hacer efectivos los procedimientos. Constituye un valioso elemento de consulta y de resolución de conflictos. Pero tiene ciertas limitaciones, su confección y actualización puede requerir altos costos. Una redacción defectuosa puede dificultar su uso. En caso de ser muy detallado limita la iniciativa individual.

  • Para la elaboración de los manuales existen pautas de estructuración, de presentación y de redacción.

  • En la estructura debe figurar: objetivos, alcance, instrucciones sobre codificaciones usadas, el cuerpo central (cursogramas, descripciones de procedimientos, formularios) e información adicional (glosario, índice, fecha de emisión y vigencia).

  • En la presentación, la norma sugiere formatos A4 o A5, permitir la encuadernación y la tipografía y espaciado que faciliten la lectura.

  • La redacción debe ser clara y precisa, cumpliendo requisitos de forma (ejemplos: frases cortas, simples, claras, evitando ambigüedades, estilo formal, evitando abuso de términos técnicos) y operativas (términos más usuales: emitir, completar, controlar; cada instrucción debe indicar los soportes o sectores que proporcionan los datos para generar la acción, debe figurar el hecho que determina el cumplimiento de la acción, y los pasos si es una acción compleja).



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